KMCRIIE

Qu'est-ce que c'est ?

KMCRIIE est un système de knowledge management (gestion de connaissances). A l'origine, il est destiné a organiser la documentation du club robot de l'IIE (ORiGiNe), dont je fais partie.
Un système de Knowledge Management (KM), est destiné a organiser la documentation utilisée par plusieurs personne. Ce type de système permet notamment d'éviter les collisions de mise a jour, et les publications de documents fantaisistes. Il permet aussi de naviguer parmi les différentes versions d'un même document (seule la dernière version est listée, mais on accède aux anciennes version dans le panneau de détail du document).

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Principe de fonctionnement : les statuts utilisateurs

Il existe 4 types majeurs d'utilisateurs :

- Les lecteurs, qui peuvent seulement consulter les documents. Tous les utilisateurs de droits supérieurs sont au moins lecteur.

- Les écrivains, peuvent poster des nouveaux documents, ou "extraire" des documents existants pour faire des mises à jour. La mise a jour d'un document est impossible sans extraction au préalable du document. Il ne faut donc pas se contenter de télécharger le document. Tout document extrait devient alors inextractible pour les autres utilisateurs, et la mise a jour ne peut être postée que par l'extracteur. C'est l'un des principaux intérêts de ce système : si un écrivain décide de faire une mise a jour, personne d'autre ne peut la faire, ce qui permet d'éviter que deux personnes fassent la MAJ d'un même document, ce qui entraînerait une collision, et deux fichiers incompatibles.
Tout document posté est soumis a l'aprobation d'un des approbateurs (voir plus bas). Tout document mis a jour est à nouveau soumis à approbation sauf si l'auteur faisant la mise a jour est l'auteur original du document, a déjà mis a jour ce document ou est approbateur.

- Les approbateurs. Ils ont pour tâche de valider les documents postés par les auteurs. Tout document non validé est inaccessible aux autres utilisateurs. Les approbateurs sont notifiés par mail de l'arrivée d'un nouveau document ou d'une mise a jour.
Le système d'approbation est de type parallèle a un seul vote : pour qu'un document soit publié, il suffit qu'il soit validé par l'un des approbateurs.

- Les administrateurs, quant à eux, on plein pouvoir sur la gestion des droits de chaque utilisateur. Ce sont eux qui activent les comptes des nouveaux utilisateurs, et choisissent les droits qu'ils leurs attribuent.
Ce sont aussi eux qui gèrent les catégories : ils peuvent en créer , ou en supprimer (attention, supprimer une catégorie supprime son contenu...).

Il est bien sur possible de cumuler plusieurs de ces droits, mais il me semble que ce n'est pas une chose bénéfique. Il vaut mieux que les tâches soient bien séparées. Il n'est pas conseillé de mettre une profusion d'approbateurs, et le choix d'un administrateur unique semble le plus judicieux.

Utilisation

L'utilisation me semble assez intuitive.

- Les documents sont classés par catégories. Ils sont téléchargeables grâce a un lien direct, mais il y a aussi un panneau avec les infos détaillées, qui permet d'extraire le fichier pour upload, de le supprimer (si on est approbateur), ou de le valider (toujours si on est approbateur). C'est dans ce panneau qu'on peut mettre a jour les fichiers.
- Un deuxième panneau permet aux écrivains de poster de nouveaux documents. Il n'est visible que par eux.
- Un troisième panneau contient la liste des documents non validés. C'est là que devront se rendre les approbateurs pour valider des documents.
- Ensuite, on trouve le panneau administrateur, composé de 4 catégories. Il permet de créer des nouveaux utilisateurs (directement activés), d'activer des utilisateurs, de modifier les droits, et de gérer les catégories.
- Enfin, le panneau abonnement permet de choisir les catégories auquelles vous désirez vous abonner, c'est a dire recevoir des emails de notification lors de l'arrivée de nouveaux documents ou mises a jour dans ces catégories.

Parlons technique

- L'authentification des utilisateurs se fait par mot de passe crypté en md5. Le système est fait de telle manière que les injections SQL sont inefficaces a ce niveau : un mot de passe du type "mot_de_passe_bidon OR 1" ne risque pas d'être validé.
- Les sessions utilisateur sont gérées grâce au module "sessions" de php4. Il est donc inutile de se déconnecter en fin d'utilisation. Le bouton déconnexion est là uniquement pour le coté pratique (surtout pour les multiples authentifications durant la phase de test).
- Pour fonctionner, KMCRIIE a besoin d'un serveur web (IIS déconseillé, car certaines fonctions ne fonctionnent pas sur ce serveur) avec support php4 et MySQL, ainsi que d'un serveur ftp pour les transferts de fichiers. Attention a le configuration des variables post_max_size et upload_max_filesize de php.ini, ces valeurs limitent la taille maximale des fichiers uploadables, même en transferts ftp...

Quelques copies d'écran

La page d'autentification :


La page générale :


La liste d'une catégorie :


Une fiche détaillée :


Un panneau de mise a jour (rappel : seul moi vois ce panneau) :


Le panneau administration :


Le panneau d'abonnement :


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